Význam internetu sa zvýšil aj kvôli šíreniu nákazy COVID-19 a vďaka rastúcemu záujmu o prácu formou home office. Zamestnávatelia ho využívajú nielen pri vnútroorganizačnej komunikácii, ale aj pri komunikácii s dodávateľmi, klientmi či úradmi. Taktiež slúži ako zdroj informácií.
Monitorovanie zamestnancov zo strany zamestnávateľa, a to najmä e-mailovej komunikácie či používania internetu a pod., je v posledných rokoch jednou z najdiskutovanejších tém v oblasti pracovného práva, a to nielen na Slovensku. Zamestnávateľov spravidla ku zavedeniu monitorovania zamestnancov vedie nielen záujem o kontrolu toho, či zamestnanec nezneužíva pracovné prostriedky pre osobnú potrebu, ale aj záujem o to, či neporušuje povinnosť mlčanlivosti, zachovávania obchodného tajomstva a pod.
Monitorovanie zamestnanca podľa Zákonníka práce
V § 13.ods. 4 Zákonníka práce sa ustanovuje, že: „Zamestnávateľ nesmie bez vážnych dôvodov spočívajúcich v osobitnej povahe činností zamestnávateľa narúšať súkromie zamestnanca na pracovisku a v spoločných priestoroch zamestnávateľa tým, že ho monitoruje, vykonáva záznam telefonických hovorov uskutočňovaných technickými pracovnými zariadeniami zamestnávateľa a kontroluje elektronickú poštu odoslanú z pracovnej elektronickej adresy a doručenú na túto adresu bez toho, aby ho na to vopred upozornil.
Ak zamestnávateľ zavádza kontrolný mechanizmus, je povinný prerokovať so zástupcami zamestnancov rozsah kontroly, spôsob jej uskutočnenia, ako aj dobu jej trvania a informovať zamestnancov o rozsahu kontroly, spôsobe jej uskutočnenia, ako aj o dobe jej trvania.“
Právna úprava monitoringu zamestnancov podľa citovaného ustanovenia Zákonníka práce určuje zamestnávateľovi:
o časové,
o vecné a
o priestorové podmienky,
za ktorých môže zamestnanca monitorovať, resp. kontrolovať.
Priestorové podmienky
Zamestnávateľ môže zamestnanca kontrolovať na pracovisku a v spoločných priestoroch zamestnávateľa.
Časové a vecné podmienky
Monitorovanie, resp. kontrola môžu byť vykonávané len v prípade vážnych dôvodov spočívajúcich v osobitej povahe činností zamestnávateľa, aj to len dovoleným spôsobom, napríklad videokamerou, záznamom telefonických hovorov uskutočňovaných pracovnými technickými zariadeniami zamestnávateľa či kontrolou elektronickej pošty odoslanej z pracovnej elektronickej adresy a doručenej na túto adresu. Zákonník práce nedefinuje ani bližšie neuvádza prípady, ktoré možno považovať za vážne dôvody.
Či ide o vážny dôvod, alebo nie, bude teda závisieť od okolností konkrétneho prípadu, a to hlavne od povahy činností zamestnávateľa. Spravidla pôjde napr. o také prípady, kde sa zamestnanec dostáva do styku s určitými informáciami, údajmi, pri ktorých manipulácia s nimi vyžaduje zvýšenú mieru pracovnej disciplíny zamestnanca, prípadne zložité pracovné postupy. Predmet podnikateľskej alebo inej činnosti vykonávanej zamestnávateľom má teda pri posudzovaní závažnosti dôvodov na monitorovanie zásadný význam.
Aby bolo monitorovanie zamestnancov v súlade so Zákonníkom práce, musí zamestnávateľ vopred prerokovať zamýšľaný výkon kontroly so zástupcami zamestnancov. Podľa ust. § 237 ods. 1 Zákonníka práce sa pod prerokovaním rozumie „výmena názorov a dialóg medzi zástupcami zamestnancov a zamestnávateľom“. Predmetom prerokovania a informovania je rozsah kontroly, spôsob jej uskutočnenia a doba trvania.
Na zavedenie kontroly (monitorovania) však súhlas zástupcov zamestnancov nie je potrebný. Zamestnávateľ si svoju povinnosť splní samotným prerokovaním. Aby bolo monitorovanie zamestnancov v súlade so Zákonníkom práce, je zamestnávateľ povinný si voči zamestnancom splniť oznamovaciu povinnosť a vopred ich upovedomiť o existencii kontroly (monitoringu), ako aj o:
o rozsahu kontroly, t. j. aké aktivity zamestnanca sa kontrolujú, ktoré činnosti zamestnanca sú predmetom monitorovania atď.,
o forme a spôsobe vykonávania kontroly – spôsob kontroly elektronickej pošty, ale aj o dobe trvania takejto kontroly.
Splnenie oznamovacej povinnosti môže v praxi prebehnúť rôznymi spôsobmi.
V prípade novoprijatých zamestnancov prichádza do úvahy splnenie oznamovacej povinnosti voči zamestnancovi priamo v rámci ustanovení pracovnej zmluvy, prípadne poskytnutím dokumentu, prostredníctvom ktorého si zamestnávateľ plní informačnú povinnosť podľa čl. 13 nariadenia GDPR.
Oznamovaciu povinnosť voči zamestnancom, ktorí už u zamestnávateľa pracujú, si zamestnávateľ môže splniť aj prostredníctvom kolektívnej zmluvy či interných smerníc zamestnávateľa, prijatím alebo zmenou pracovného poriadku a nie sú vylúčené ani iné spôsoby splnenia tejto povinnosti, prostredníctvom ktorých sa zamestnanec hodnoverne dozvie o tom, že monitorovanie sa bude vykonávať, o rozsahu a formách/spôsoboch monitorovania, ako aj o dobe jeho trvania.
V praxi sa najčastejšie uplatňuje forma „informačných memoránd“ (dokument môže niesť aj iný názov), ktoré obsahujú náležitosti podľa čl. 13 nariadenia GDPR. Získané osobné údaje môže zamestnávateľ spracúvať len na konkrétne vymedzený a výslovne uvedený legitímny účel. Spracúvanie osobných údajov spôsobom, ktorý je nezlučiteľný s takýmto účelom, je vylúčené. Vyplýva to zo zásady obmedzenia účelu.
V rámci agendy ochrany osobných údajov ide o ďalší účel spracúvania osobných údajov v rámci mzdovej a personálnej agendy. Je preto potrebné:
o identifikovať okruh dotknutých osôb (zamestnanci a osoby, ktoré so zamestnancom zamestnávateľa prostredníctvom e-mailu komunikovali),
o zistiť aké druhy osobných údajov sa budú spracúvať,
o zistiť prostriedky, prostredníctvom ktorých dôjde k spracúvaniu osobných údajov,
o popísať cyklus osobných údajov,
o identifikovať príjemcov a sprostredkovateľov (napr. ak kontrolu e-mailovej komunikácie má na starosti externá firma a pod.),
o ktorí zamestnanci zamestnávateľa budú s týmito údajmi pracovať.
Zamestnávateľ je povinný v súvislosti s vyššie uvedeným zabezpečiť:
o plnenie informačnej povinnosti smerom k dotknutým osobám podľa čl. 13 a 14 nariadenia GDPR,
o doplniť záznamy o spracovateľských činnostiach,
o prijať primerané bezpečnostné opatrenia na ochranu osobných údajov v rámci tejto agendy,
o v prípade, že časť tejto agendy (alebo celú agendu) zveril sprostredkovateľovi – uzavrieť s ním zmluvu, ktorá bude spĺňať náležitosti podľa čl. 28 ods. 3 nariadenia GDPR.
Elektronická pošta (e-mailová komunikácia)
Internet ponúka zamestnancom aj príležitosť vyhnúť sa práci, pracovným úlohám, a to bez toho, aby vôbec opustili pracovisko. Je potrebné si uvedomiť, že na e-mailovom účte zamestnanca, ktorý mu zriadil zamestnávateľ, sa môže nachádzať:
o pracovná elektronická pošta, ale aj
o súkromná elektronická pošta.
Základným rozlišovacím kritériom je to, že pri pracovnej pošte má odosielateľ správy v úmysle komunikovať s povereným zamestnancom zamestnávateľa, ktorý danú vec vybaví. Zamestnanec tu tak vystupuje v mene zamestnávateľa a v jeho mene danú korešpondenciu vybavuje.
Pri súkromnej elektronickej pošte má odosielateľ v úmysle komunikovať s danou osobou – avšak nie ako zamestnancom. Správa má súkromný obsah, ktorý nesúvisí s pracovnou činnosťou zamestnanca a činnosťou zamestnávateľa. Zamestnávateľ má právo rozhodnúť, či pracovné prostriedky (napr. počítač, internet...) umožní zamestnancom používať aj na súkromné účely.
V zmysle uvedeného môže rozhodnúť nasledovne:
o úplne povoliť využívanie zverených prostriedkov aj na súkromné účely,
o obmedziť ich,
o úplne zakázať využívanie na súkromné účely.
Kontrolu elektronickej pošty odoslanej alebo prijatej na pracovný e-mail zamestnanca nie je možné považovať za zásah do súkromia zamestnanca a v zásade je táto kontrola prípustná, ak sú splnené podmienky stanovené v ust. § 13 ods. 4 Zákonníka práce.
Ochrana zamestnanca
Zamestnanec, ktorý sa domnieva, že jeho súkromie v práci (resp. na pracovisku) bolo narušené tým, že neboli dodržané podmienky v § 13 ods. 4 Zákonníka práce, sa zároveň môže obrátiť na súd a domáhať sa právnej ochrany.
V súlade s § 13 ods. 7 Zákonníka práce zamestnanec, ktorý sa domnieva, že jeho súkromie v práci bolo narušené nedodržaním podmienok podľa § 13 odsek 4, sa môže obrátiť na súd a domáhať sa právnej ochrany.
Záver
Ku kontrole (monitorovaniu) e-mailovej komunikácie zamestnanca je zamestnávateľ ako prevádzkovateľ povinný pristupovať zodpovedne a musí pritom brať do úvahy všetky aspekty kontroly v každom jednotlivom prípade. Prihliada pritom na oprávnené dôvody zavedenia kontroly, potrebu bezpečnosti a zachovania práva na ochranu súkromia a osobných údajov zamestnancov.
Zdroj: www.epi.sk